De todas las conversaciones que hemos tenido este año con juntas directivas, la de Verifactu es la que más ruido ha traído y menos información. Alguien lo ha oído en la asesoría, alguien ha recibido el correo comercial de un programa de facturación diciendo que hay que cambiarlo todo ya, y en la reunión siguiente hay quien pregunta si el club se queda fuera de la ley el año que viene.
La respuesta corta es que a muchos clubes no les afecta en absoluto, y que a los que sí, les afecta menos de lo que dice el correo comercial. La respuesta larga se sigue en cinco minutos si se van mirando los eslabones de uno en uno.
Qué es Verifactu, en una frase
Verifactu es el nombre popular del reglamento que fija qué requisitos tiene que cumplir un programa de facturación para que las facturas que emite no se puedan alterar ni borrar sin dejar rastro.
Viene de la Ley 11/2021, la llamada ley antifraude, que metió esa exigencia en la Ley General Tributaria. Se desarrolló en el Real Decreto 1007/2023 y se concretó técnicamente en la Orden HAC/1177/2024. Nada de eso obliga a nadie a facturar más ni distinto: obliga a que el software, si lo hay, lleve dentro un mecanismo de integridad.
El nombre viene de los dos modos que permite la norma. En modo Verifactu, el programa remite cada registro de facturación a la Agencia Tributaria al emitir. En el otro, no remite nada, pero debe firmar electrónicamente los registros y conservarlos con las mismas garantías. El primero es más sencillo de sostener; el segundo, más exigente.
Las fechas, que ya han cambiado dos veces
Este es el punto donde circula más información caducada, porque el calendario se ha movido dos veces y en internet sigue vivo el de hace dos años.
El calendario de Verifactu, tal y como está hoy
- 2021Ley 11/2021, antifraude. Introduce en la Ley General Tributaria la exigencia de que los sistemas de facturación garanticen integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad.
- Dic. de 2023Real Decreto 1007/2023. El reglamento que dice qué tiene que cumplir un sistema informático de facturación.
- Oct. de 2024Orden HAC/1177/2024. Las especificaciones técnicas: la huella, el formato del registro, el contenido del código QR.
- Julio de 2025Vence el plazo de los fabricantes de software: sus productos deben ofrecerse ya adaptados. Esa parte no se aplazó.
- Dic. de 2025Real Decreto-ley 15/2025: segundo aplazamiento, de un año, para quienes usan los programas.
- 1 de enero de 2027Fecha para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Una asociación lo es, aunque esté parcialmente exenta.
- 1 de julio de 2027Fecha para el resto de obligados: autónomos en IRPF, no residentes con establecimiento y demás.
Para una asociación, la fecha relevante es casi siempre la primera. Una asociación es contribuyente del Impuesto sobre Sociedades, aunque esté parcialmente exenta y aunque no le salga nada a pagar. Es decir: si a vuestra entidad le aplica la obligación, la fecha que os toca es enero de 2027, no julio. Conviene tenerlo claro, porque casi toda la divulgación que circula está escrita para autónomos y repite la fecha de julio.
Tres preguntas para saber si os toca
La obligación no se activa por ser una asociación ni por tener un programa de gestión. Se activa encadenando tres respuestas.
- ¿Estáis obligados a expedir factura por algo de lo que hacéis? Si la respuesta es no —solo hay cuotas de socios por servicios exentos y operaciones no sujetas—, la cadena se rompe aquí y no hay nada que preparar.
- ¿Esas facturas se emiten con un programa? Si se hacen a mano, en talonario, el reglamento no entra en ese proceso. No es una recomendación: es una constatación.
- ¿Estáis en alguna exclusión? Las principales son llevar los libros por el Suministro Inmediato de Información y tener el domicilio fiscal en territorio foral.
Merece la pena subrayar el segundo eslabón, porque es el que más se malinterpreta. La norma habla de sistemas informáticos de facturación. Un programa que lleva socios, cuotas, dispensación, monedero, caja y stock no es un sistema de facturación por el hecho de manejar dinero: lo es si emite facturas. Registrar un cobro no es facturar.
La cuota de socio y la factura
Aquí está el nudo, y es donde más nos preguntan.
Por regla general, las cuotas de socios de una entidad sin finalidad lucrativa que retribuyen los servicios que la propia entidad presta a sus miembros están exentas de IVA, y en muchos casos ni siquiera hay una operación sujeta. Donde no hay obligación de repercutir ni de expedir factura, no hay factura que someter a ningún reglamento. Lo que sí hay que llevar, como siempre, es el recibo, el asiento contable y el rastro de quién pagó qué y cuándo.
Eso no significa que el dinero sea invisible ni que dé igual cómo se anote. Significa que la exigencia que aplica es la contable y la asociativa, no la de facturación electrónica. La distinción se pierde a menudo porque en la calle se llama «facturar» a cobrar.
Lo que sí suele facturarse en un club
Casi ninguna asociación vive exclusivamente de cuotas exentas. En cuanto aparece actividad económica, aparecen facturas, y ahí sí entra el reglamento.
| Operación | ¿Suele llevar factura? |
|---|---|
| Cuota periódica de socio por los servicios de la entidad | Normalmente no: exenta o no sujeta |
| Cuota de alta o inscripción | Normalmente no, con el mismo criterio |
| Alquiler de la sala a un tercero para un acto | Sí |
| Venta de camisetas, libros o material | Sí |
| Patrocinios y colaboraciones empresariales | Sí, con sus reglas propias |
| Cursos y formaciones no regladas abiertas al público | Sí, salvo exención aplicable |
| Servicios facturados a otra entidad | Sí |
El patrón se ve solo: lo que va a los socios como socios tiende a quedar fuera; lo que va a terceros como clientes tiende a quedar dentro. Esa es la frontera, y por eso vale la pena repasar con la asesoría qué hay en cada lado antes de dar por hecho que no os afecta nada.
Qué le exige la norma al programa
Si al final hay facturas emitidas con software, esto es lo que ese software tiene que hacer. Sirve además de lista para preguntar al proveedor sin que la respuesta sea un folleto.
| Requisito | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Registro de facturación | Cada factura genera un registro de contenido tasado, en el momento de expedirse |
| Huella encadenada | Cada registro incorpora la huella del anterior: si se altera uno, se rompe la cadena |
| Registro de eventos | El sistema anota lo que le pasa: arranques, incidencias, exportaciones, intentos de modificación |
| Código QR en la factura | Obligatorio, con los datos de verificación, y la mención del modo si se remite |
| Inalterabilidad | Una factura emitida no se modifica ni se borra: se rectifica con otra |
| Exportación | Los registros se pueden entregar en un formato estándar si los piden |
| Declaración responsable | El fabricante certifica que el producto cumple el reglamento |
Lo interesante para un club es que la filosofía de todo eso —anotar en el momento, no poder borrar, dejar rastro de las correcciones— es la misma que debería regir la caja diaria, donde ninguna ley lo exige y donde sin embargo se juega la confianza interna. Un movimiento anulado que desaparece del historial es un problema, tenga detrás una norma tributaria o no.
País Vasco y Navarra van por su cuenta
Si la asociación tiene su domicilio fiscal en territorio foral, todo lo anterior es informativo. En el País Vasco rige TicketBAI, con Batuz en Bizkaia y calendarios propios por territorio histórico; Navarra tiene su propio esquema. Cambian los requisitos técnicos, los plazos y hasta el nombre del fichero. Dado el peso del sector asociativo en Euskadi, conviene decirlo alto: no busquéis vuestras fechas en un artículo escrito para el régimen común, ni en este.
Qué hacer con el tiempo que queda
Queda año y pico: tiempo suficiente para hacerlo bien y demasiado poco para no empezar.
- Haced la lista de ingresos por concepto: cuotas, aportaciones, alquileres, patrocinios, ventas, cursos. Un folio. Sin eso, la conversación con la asesoría es humo.
- Preguntad una sola cosa a la asesoría: de esa lista, ¿por cuáles estamos obligados a expedir factura? La respuesta decide si el resto del artículo os concierne.
- Mirad con qué se emiten hoy esas facturas. Si es un programa, pedid su declaración responsable y en qué modo trabaja. Si es una plantilla de hoja de cálculo, ya sabéis que no vale.
- No cambiéis de programa de gestión por esto: Verifactu afecta al sistema que emite facturas, que en la mayoría de los clubes ni siquiera es el mismo con el que se lleva el día a día.
- Dejadlo escrito en un acta: qué se preguntó, qué contestó la asesoría y qué se decidió. Dentro de dos juntas, nadie se acordará.
Y una última idea, que es la que de verdad sirve. La reacción sana ante una norma así no es correr a comprar algo: es aprovechar la excusa para saber con precisión de dónde viene cada euro que entra en la asociación, que es la mitad de llevar un club en orden. Los que tienen esa lista hecha resuelven Verifactu en una tarde. Los que no, van a descubrir que el problema nunca fue Verifactu.