Cómo gestionar un club social de cannabis

Un jueves de octubre entra un socio que no aparecía desde marzo. Nadie sabe si sigue de alta, si debe dos cuotas o si su solicitud llegó a firmarse. La persona del mostrador mira a la de la junta, la de la junta mira el móvil y al final se le atiende «como siempre», porque hay cola.

Esa escena no es un fallo de atención. Es la respuesta a una pregunta que el club no sabe contestar.

Y hay siete preguntas así. Cualquiera puede hacerlas: un socio, un tesorero que acaba de entrar, alguien de fuera con una carpeta. No son un examen legal, son el termómetro de si el club está gobernado o se sostiene por costumbre.

Detrás de las siete hay cuatro frentes —las personas, el dinero, las existencias y los acuerdos— y ninguno se lleva de memoria. Casi todos los clubes llevan bien dos y a bandazos los otros dos. Y suelen ser los mismos: nadie tramita las bajas y nadie cierra el recuento.

Por qué se registra todo, y no es por la inspección

El papeleo tiene mala fama porque se explica mal. Se presenta como una obligación externa —«por si un día viene alguien»— cuando su primer beneficiario está dentro.

Un club sin registros no es un club que gestione mal: es un club que no puede explicarse. Sin libro de socios no puedes demostrar que solo entra gente mayor de edad y avalada. Sin actas, la asamblea que aprobó las cuotas no ocurrió. Sin recuento, la diferencia entre lo que había y lo que hay es una discusión de barra en vez de un dato.

La mitad de los conflictos de junta que hemos visto se resolvían solos con un registro decente delante. La otra mitad no se habrían producido.

Esa escalera es la que decide de qué se puede hablar en una reunión. Un club que solo tiene los dos peldaños de abajo discute sobre recuerdos, y en una discusión de recuerdos gana quien más alto habla.

Si estáis empezando, conviene mirar antes cómo se constituye una asociación cannábica: la forma jurídica y el registro condicionan todo lo que viene después.

Cuántos socios sois de verdad

Es la primera pregunta y casi ningún club la responde bien, porque el censo se infla solo. Las altas se piden —hay alguien delante— y las bajas no las pide nadie: el socio simplemente deja de venir.

El problema no es el número en sí: es que con ese número se decide. Se calcula cuánto acopiar, se fija la cuota, se estima el ingreso del año. Todo sale torcido desde el principio, y nadie lo relaciona con una lista mal mantenida.

La solución no es tecnológica, es de criterio. Escribid qué significa «activo» en vuestro club —por ejemplo, haber pasado en los últimos doce meses y estar al corriente—, firmadlo en junta y revisad la lista una vez al mes con esa regla en la mano. Un club de cuatrocientos socios se limpia en dos sesiones de media hora.

Y las bajas se marcan, no se borran: la fecha y el motivo son justamente lo que hará falta si alguien pregunta por esa persona dentro de tres años. Es la diferencia entre una lista y un libro de socios.

El alta, que es el momento peor hecho del club

Se resuelve en el mostrador, con prisa y con un papel que alguien pasará «esta semana» a una hoja de cálculo. Un alta completa tiene cuatro piezas: identidad y mayoría de edad comprobadas, aval de otro socio, solicitud firmada y consentimientos recogidos por separado.

Por separado importa. No es lo mismo aceptar los estatutos que aceptar recibir correos, y no es lo mismo dar un teléfono que declararse socio terapéutico: eso último es un dato de salud y se trata con más cuidado que el resto de la ficha.

Cuánto dinero hay en el cajón y por qué

En un club conviven tres dineros que se confunden constantemente. Separarlos es la mitad del trabajo contable del año.

La cuota se paga por pertenecer y vive en la ficha del socio, con su periodo. La aportación cubre el coste de lo que se retira y vive en el movimiento del día. El monedero es saldo adelantado: entra un día y sale otro, y hasta que sale no es un ingreso del club en ningún sentido útil.

Luego está la caja diaria, que es donde se ve si un club está gobernado. La regla cabe en una línea: la caja se cuenta al cerrar, todos los días, y el descuadre se anota aunque sean tres euros.

Un descuadre anotado es información: si el mismo turno descuadra tres viernes seguidos, el problema no es el dinero, es el procedimiento de cobro o el relevo. Un descuadre tapado es el principio de una historia fea dentro de seis meses. En cuadrar la caja de un club está el detalle, incluido el arqueo en el cambio de turno, que no es desconfianza: es que nadie cargue con lo que hizo otro.

Cuánto género hay y cuánto se pierde

Es el frente donde más dinero se escapa sin que nadie lo note, porque la pérdida no aparece como un billete que falta sino como un gramo que no cuadra.

Tres momentos, y los tres tienen que quedar escritos:

1. La previsión y el acopio. De dónde sale la cantidad, quién la aprobó y contra qué consumo previsto. Una cantidad decidida por la junta y anotada en acta es una cosa; una cantidad que apareció es otra muy distinta.
2. El movimiento diario. Cada salida con su variedad, su peso y su socio. Sin esto no hay forma de saber si sobra o falta.
3. El recuento. Semanal si podéis, quincenal como mucho: lo que dice el registro contra lo que hay en el bote.

Y las mermas, que existen y no son un fraude: humedad, manicura, restos, muestras. El problema no es tener mermas, es no registrarlas. Un club que las anota sabe que pierde en torno a una cifra conocida y se extraña cuando se dispara. Un club que no las anota descubre en abril que faltan trescientos gramos del año y ya no hay manera de saber dónde se fueron.

Eso, puesto por escrito de principio a fin, es lo que se llama trazabilidad, y está desarrollado en control de stock y trazabilidad, con los traspasos entre almacén y mostrador.

Quién decidió lo último que cambió

Es el frente más abandonado, porque no duele hasta que duele mucho.

La asociación decide en órganos: la junta para lo ordinario, la asamblea para lo que marcan los estatutos —cuentas, cuotas, cargos, cambios de fondo—. Y todo lo que se decide se escribe.

Lo que no está en acta no ocurrió. Ni la subida de cuota, ni el cese del tesorero, ni el permiso para el acopio.

Un acta no necesita ser larga: fecha, quién asiste, orden del día, qué se acordó y con cuántos votos. Media página bien hecha vale más que cuatro de transcripción. Lo que no puede faltar es la convocatoria previa con su plazo, porque un acuerdo tomado en una reunión mal convocada es un acuerdo impugnable. Los plazos y los quórums, en actas y asambleas.

Por debajo de todo están los estatutos, que casi ninguna junta ha releído desde el registro. Merece la pena hacerlo una vez al año: siempre aparecen dos o tres cosas que se están haciendo distinto de como están escritas, y entonces toca cambiar la práctica o cambiar los estatutos. Las dos son decisiones legítimas; lo que no se sostiene es la tercera, que es no mirar.

La rutina del día, que es donde se gestiona todo

Los cuatro frentes no se gobiernan en reuniones mensuales. Se gobiernan en la rutina del día, y la rutina cabe en veinte minutos.

Si la apertura y el cierre están escritos y se cumplen, los cierres de mes salen solos y las siete preguntas tienen respuesta sin buscar. Si no, cada fin de mes es una reconstrucción arqueológica.

Qué se rompe primero cuando el club crece

Un club de ochenta socios se lleva con memoria y buena fe. A partir de doscientos cincuenta, no. Y se rompe casi siempre en este orden:

El último envejece peor que ninguno y es el que más caro sale: está entero en protección de datos en un club de cannabis. Y conviene mirarlo antes de necesitarlo, porque también es lo primero que hay que poder sacar el día que aparece un problema con el local o con una inspección.

Plan de la primera semana si vais a ordenarlo

No intentéis los cuatro frentes a la vez. Este orden funciona porque cada paso hace más fácil el siguiente:

• Día 1. Definid por escrito qué es un socio activo en vuestro club. Una frase. Que la firme la junta.
• Día 2. Pasad la lista entera por ese criterio y marcad las bajas. No las borréis: fecha y motivo.
• Día 3. Comprobad que cada socio activo tiene solicitud firmada, aval y consentimientos. Haced la lista de los que falta y ponedle plazo.
• Día 4. Empezad el recuento de caja al cierre, todos los días, con el descuadre anotado. Sin «hoy no hace falta».
• Día 5. Recuento completo de existencias. El número que salga es vuestro punto cero.
• Día 6. Junta, aprobación de lo anterior y acta. Esa acta es el arranque formal del nuevo régimen.
• Día 7. Escribid la rutina de apertura y cierre en una hoja y pegadla detrás del mostrador. Quien entre nuevo la sigue sin que nadie se la explique.

Al mes siguiente tendréis dos cosas que hoy no tenéis: una cifra de socios en la que se puede confiar y treinta días de histórico de caja. Con eso ya se decide. Sin eso, todo lo demás es opinión —y las siete preguntas siguen sin respuesta.