Un domingo a las once de la noche, la hoja dice que en el tarro de la variedad que más sale quedan 214 gramos. La báscula dice 197. Diecisiete gramos.
Nadie los ha robado. Se fueron en pesadas redondeadas hacia abajo, en la humedad que perdió el bote en agosto y en dos muestras sin apuntar. El problema no son los diecisiete gramos: es que no hay manera de saberlo. Y como no la hay, alguien teclea 197 encima del 214 y cierra el asunto.
Ese gesto —ajustar hasta que cuadre— convierte un histórico en papel mojado. Y en un club el histórico es lo único que explica de dónde salió y a dónde fue cada gramo.
Qué significa trazabilidad cuando lo que se mueve son gramos
La palabra suena a auditoría industrial, pero se comprueba fácil. Hay trazabilidad si de cualquier cantidad que tengas hoy delante puedes decir dos cosas:
- Hacia atrás: qué entrada la trajo, cuándo, de qué acopio o proveedor, a qué coste y dónde se guardó.
- Hacia delante: qué se dispensó y a qué socios, qué se traspasó al mostrador y qué se registró como merma, con su motivo.
Si las dos cadenas se recorren enteras, hay trazabilidad. Si un solo eslabón se resuelve con «eso lo llevaba Jose en una libreta», no la hay: una cadena con un agujero no explica ni lo de antes ni lo de después.
Esto no va de desconfianza. Las existencias son el frente donde más dinero se pierde sin que nadie lo note: la pérdida no es un billete que falta, es un gramo que no está. En la guía de gestión de un club es uno de los cuatro frentes.
Gramos o unidades: elige uno por producto y no lo cambies
Casi todos los recuentos que he visto fallar, fallaban aquí. No en la báscula: en la unidad. Cada producto se lleva en gramos o en unidades, nunca en las dos cosas a la vez. La flor y el hachís, en gramos con dos decimales. Un comestible, en unidades enteras.
El desastre clásico es el producto mixto: se preparan bolsitas de 2 gramos, alguien las cuenta como unidades y otro descuenta gramos del mismo tarro. A las tres semanas nadie sabe si quedan 40 gramos o 40 bolsas.
Los decimales y el redondeo de la báscula
Si trabajas en gramos, dos decimales. Con uno solo, cada pesada se come hasta 0,05 gramos: en un club de 60 dispensaciones diarias son 3 gramos al día que se evaporan del registro. Noventa al mes. Ese es el descuadre misterioso de casi todo el mundo.
Y todas las básculas, los mismos decimales. Una de 0,01 g en el mostrador y otra de 0,1 g en el almacén garantizan que el traspaso nunca coincida: sale 100,0 y llega 99,97. No es un fallo, es aritmética.
Decidid también cómo se redondea. Si el socio pide 5 gramos y la báscula marca 5,03 porque el cogollo no se parte, se registran 5,03. Redondear a favor del socio es legítimo, pero es una decisión que hay que tomar.
El recuento inicial: se parte de la realidad, no de lo que debería haber
La tentación es arrancar con las cifras de la hoja vieja. No lo hagas: esa hoja es la que no te merecía confianza. El primer día se parte de la realidad.
- Con el club cerrado. Un lunes por la mañana. Un recuento con socios en la puerta no sirve.
- Dos personas. Una pesa y canta, la otra apunta. A ser posible una de la junta.
- Producto por producto y ubicación por ubicación. Almacén y mostrador, por separado aunque sea la misma variedad: son dos saldos.
- Tara de cada bote apuntada. Si pesas con envase, réstalo. Un bote de cristal son 180 gramos de mentira.
- Lo que salga es el saldo bueno. No lo compares con la hoja anterior para «entender» la diferencia. Esa diferencia es historia, y se cierra hoy.
El último punto es el que más cuesta. Si arrancas persiguiendo una diferencia de hace dos años, no arrancas nunca. Acta corta —«a fecha de hoy, estos son los saldos de partida»—, la firma quien contó, y desde ahí todo movimiento se registra en el momento.
Recuentos periódicos y recuentos ciegos
Un punto cero sin recuentos posteriores dura tres semanas. La frecuencia la marca la rotación:
| Producto | Rotación | Recuento |
|---|---|---|
| Variedades del mostrador | Alta, salen a diario | Semanal, al cierre del domingo |
| Stock de almacén | Media, se mueve por traspasos | Mensual, completo |
| Extracciones y poca salida | Baja | Mensual, o al llegar al umbral |
| Consumibles (papel, filtros) | Alta, de bajo valor | Mensual, por unidades |
Y luego está el recuento ciego, el que de verdad mide si tu sistema funciona. Quien cuenta no ve la cifra del registro: pesa, apunta, y solo después se compara.
La diferencia la conoce cualquiera que haya contado un almacén: si sabes que deberían salir 214 y la báscula marca 213,4, la cabeza da por bueno el 214. Ese sesgo no se corrige con voluntad, se corrige tapando el número.
Un recuento en el que ya sabes el resultado no es un recuento. Es una confirmación.
Haz ciego el recuento semanal de las dos o tres variedades que más salen. Ahí está el grueso del movimiento y ahí se detecta antes un procedimiento que falla.
Mermas: registrar el motivo o falsear el histórico
Las mermas existen, son normales y no son un fraude. Las de verdad son cuatro:
- Evaporación y pérdida de humedad. La grande. Lo que entra al 12 % y se estabiliza al 8 % pierde peso sin que nadie lo toque. En verano se dispara.
- El resto del bote. Polvo, trozos pequeños y lo que se queda pegado. Hay que decidir: merma o producto propio con su nombre. Desaparecer, no.
- Roturas y accidentes. Un bote que cae, algo que se moja. Poco frecuente y fácil de justificar.
- Muestras y catas. Lo que se da para probar una variedad nueva. Es defendible, y por eso tiene que estar escrito: cuánto, a quién y quién lo autorizó.
Las cuatro se registran como salida de tipo merma, con cantidad, fecha, motivo y quién la anotó. Nunca como un ajuste.
Y aquí está la idea del post. El ajuste silencioso es lo que hace inútil el histórico. Al teclear 197 encima del 214 pierdes saber cuánto se evapora de verdad en tu local, detectar que una variedad merma el triple que las demás y distinguir una pérdida física de un fallo de registro. Todo a cambio de que la pantalla se ponga verde.
Un club que registra mermas pierde un porcentaje conocido —entre el 2 % y el 5 % según cómo guardéis el producto— y se alarma cuando se sale de ahí. El que ajusta no se alarma nunca, porque siempre cuadra.
Almacén y mostrador son dos sitios distintos
Un error muy extendido es llevar «el stock del club» como una cifra única. Si hay producto en el almacén y en el bote del mostrador, hay dos saldos, y el movimiento entre ellos tiene que quedar escrito.
Un traspaso completo lleva producto, cantidad exacta, origen, destino, fecha, hora y quién lo hizo. Eso último no es control policial: evita que un descuadre del sábado sea culpa difusa de los cinco que pasaron por la barra.
La ventaja llega en el recuento: con las ubicaciones separadas cuentas solo el mostrador cada semana, quince minutos, y dejas el almacén para el mensual. Con una cifra única o cuentas todo o nada, y por eso no se cuenta nunca.
Y el traspaso se pesa al salir y al llegar. Si sale 250,00 y llega 249,7, esos 0,3 gramos son merma del traspaso. Lo que no vale es que el destino asuma lo que dijo el origen.
Entradas, coste y lo que puedes saber a fin de mes
Todo lo anterior se sostiene sobre las entradas, el primer eslabón. Cada una necesita fecha, producto, cantidad, ubicación, coste total, quién la registró y la decisión que la respalda: el acuerdo de junta, la previsión aprobada. Una cantidad decidida en un órgano y anotada es una cosa; una que apareció es otra.
El coste tampoco es un dato menor: determina la aportación. Si no sabes a cuánto sale el gramo puesto en el bote, con su merma incluida, no fijas una aportación: pones un número redondo y esperas que salga. Ahí el stock se enchufa con el cuadre de la caja, porque el tarro y el cajón cuentan la misma historia del día.
El umbral de aviso y cómo se elige
El umbral no se pone a ojo. Se calcula: consumo medio diario × días que tardáis en reponer, más un margen. Si salen 35 gramos al día y reponer os lleva 10 días, el umbral está en 350 gramos; con un 30 % de margen, en 450. Revísalo cada trimestre: uno de hace un año avisa tarde o avisa siempre.
Lo que se puede saber a fin de mes con un histórico limpio
Esta es la recompensa, y solo llega si nadie ajustó nada:
- Rotación por variedad. Cuántos días tarda en agotarse cada una. Descubres que dos llevan cinco meses ocupando capital.
- Merma por variedad. Si una merma el 9 % y el resto el 3 %, o entra más húmeda de lo que dice el papel o se guarda mal.
- Coste medio del gramo dispensado. Coste de las entradas entre lo que salió de verdad, mermas incluidas. Con ese número se revisa la aportación.
Todo eso se lee mejor si tienes descrito qué hay en cada tarro; lo cuento en variedades y terpenos en el mostrador.
Plan para poner el stock en orden en una semana
Siete días bastan y ningún paso ocupa una tarde. El orden importa: cada uno hace posible el siguiente.
- Día 1. Productos y unidad de cada uno. Todo lo que manejáis y, al lado, gramos o unidades. Una sola por producto. Aquí se resuelven los mixtos.
- Día 2. Ubicaciones y básculas. Qué sitios existen —almacén, mostrador y poco más— y que todas las básculas tengan los mismos decimales. Apunta la tara de los botes.
- Día 3. Recuento inicial con el club cerrado. Dos personas, producto por producto y ubicación por ubicación. Lo que salga es el punto cero, y se firma.
- Día 4. Motivos de merma y quién los registra. Cuatro motivos, no quince. Y una regla escrita: prohibido corregir un saldo sin motivo asociado.
- Día 5. Umbrales de aviso. Consumo medio por días de reposición, en las variedades principales. Con un mes de datos aproximados vale.
- Día 6. Rutina de traspaso y cierre. Una hoja detrás del mostrador: cómo se pesa un traspaso, cómo se anota una merma, qué se cuenta al cerrar. Que quien entre nuevo la siga solo.
- Día 7. Primer recuento ciego. Las dos o tres variedades que más salen, sin mirar el saldo. Compara y anota la diferencia sin tocarla: es tu línea de partida real.
A los treinta días tendrás algo que hoy no tienes: un porcentaje de merma propio, medido en vuestro local y con vuestro producto. Y cuando el tarro marque diecisiete gramos de menos ya no será un misterio. Será un dato, y sabrás si toca preocuparse.